4. Responsabilidades del cliente en el servicio

A continuación, te presentamos de manera detallada cuáles son tus responsabilidades como cliente y como principal responsable de la gestión. Este esquema de responsabilidades está diseñado para establecer claramente las expectativas y garantizar que todas las partes involucradas comprendan su papel en el cumplimiento de la normativa de datos personales.

CONOCE TUS RESPONSABILIDADES

1. Revisión y Aprobación: Debes revisar detalladamente toda la información, contenido, documentos o instrumentos que genera te proporciona nuestra herramienta para el cumplimiento. Durante este proceso, debes manifestar cualquier duda, inquietud o necesidad de cambio que surja como resultado de la revisión detallada que realices. Una vez completada la revisión, es crucial que suministres tu visto bueno con respecto al entendimiento de su contenido y aplicabilidad.
   
   
2. Actualización de Documentos Existentes: Los documentos actuales de tu empresa pueden requerir modificaciones para reflejar adecuadamente el contenido y las directrices que nosotros proporcionamos. Estas posibles modificaciones se encuentran bajo tu responsabilidad y deben ser ejecutadas para así mantener la coherencia y relevancia de los documentos con las prácticas empresariales actuales, asegurando que estén alineados con las últimas normativas y estándares de la industria.
   
   
3. Implementación de Nuevos Documentos: En situaciones donde presentemos nuevos documentos, debes asegurar que estos se integren efectivamente dentro de los procesos o actividades regulares de la empresa. Esto implica que debes solicitar a diferentes áreas o procesos de tu organización la implementación y uso de estos nuevos documentos.
   
   
4. Modificaciones en la Página Web: Para cumplir con los estándares actuales de privacidad y normativas relevantes, puede ser necesario implementar o realizar cambios en la página web de tu empresa. Esto implica que debes tramitar o solicitar con la persona responsable de la página web los cambios que deban realizarse para asegura que esta esté actualizada y alineada con las mejores prácticas de privacidad y seguridad de datos.
   
   
5. Ajuste en medios de recolección: Similarmente, puede darse el caso en el que sea necesario alinear la recolección de datos de medios como formularios web, puntos de control de acceso, video vigilancia, plataformas, sistemas de información u otros medios existentes en tu organización para cumplir con los requisitos normativos actuales deberás asegurar que los ajustes o recomendaciones se incluyan o ubiquen en los lugares indicados.
   
   
6. Gestión de Calidad: En caso de que la empresa opere con un sistema de gestión de calidad, si es necesario realizar la codificación o actualización de los documentos o formatos que suministramos, debes asegurar que todos los materiales estén en conformidad con los estándares de calidad establecidos en tu empresa y tramitar su correspondiente codificación en el sistema de gestión de calidad.
   
   
7. Comunicación de Dudas y Cambios: Informarnos inmediatamente sobre cualquier duda, inquietud, requisito adicional o cambios necesarios que se identifiquen durante el proceso de revisión o implementación.
    
   
8. Notificación de Cambios Organizacionales o de Personal: Informar oportunamente cualquier cambio en la organización o en el personal involucrado. Esto incluye cambios en los puntos de contacto, reestructuraciones internas o la incorporación de nuevos miembros al equipo, ayudando así a mantener una coordinación efectiva de todos los involucrados. 
   
   
9. Comunicación Efectiva y Gestión de Compromisos: mantener una comunicación efectiva y oportuna con nosotros. Esto implica que debes responder de manera puntual a correos electrónicos y solicitudes, así como la planificación y programación adecuada de reuniones necesarias para la discusión de avances, aclaraciones o la toma de decisiones críticas. 

Al aceptar el rol de responsable de gestión u oficial de protección de datos asignado por tu organización asumes estas responsabilidades con seriedad y compromiso, y aceptas contribuir de manera significativa a la optimización de procesos, a la mejora continua y al éxito conjunto en la implementación del programa integral de gestión de datos personales y la normativa de protección de datos vigentes en Colombia.